De ROI van as-built documenten

Bij aanpassingen van technische installaties van bestaande datacenters is de ervaring dat het zogeheten as-built (revisie) dossier vaak niet op orde is. De documenten en tekeningen zijn niet compleet en zijn vaak ook niet correct. Om de beoogde aanpassingen of vervangingen toch door te kunnen laten gaan, wordt de as-built documentatie alsnog aangevuld. Bijvoorbeeld door het maken van een uitgebreide opname op de locatie en eventueel metingen ter plaatse.

Waarom is as-built documentatie zo belangrijk? Daar zijn duidelijke redenen voor aan te wijzen:

• Wet- en regelgeving: bedrijven zijn verplicht om een correcte rapportage bij te houden van hun gebouw. In geval van ­calamiteiten kan de documentatie worden gecontroleerd en als het niet op orde is, kunnen sancties volgen.
• Het as-built dossier kan gebruikt worden bij het verhelpen van (complexere) installatieverstoringen.
• Het is essentieel om installaties op de meest slimme manier te kunnen onderhouden, beheren en optimaliseren.
• Geplande projecten zoals vermogens­uitbreiding of een installatie-upgrade kunnen snel en efficiënt worden opgestart en uitgevoerd.
• Uitvoeren van projecten brengt veel minder risico met zich mee. Van goed gedocumenteerde gebouwen en installaties zijn de risico’s inzichtelijk en bij aanpassingen blijven de risico’s beheersbaar.

ROI van as-built documenten

Het mag duidelijk zijn dat bedrijven veel kunnen besparen met een goede as-built documentatie. Vooral de snelheid waarmee gereageerd kan worden op issues of vervanging, zorgt ervoor dat het datacenter zo min mogelijk uitval kent en voorop blijft lopen in de markt.

Goed overwogen aannames blijken tijdens de uitvoering nogal eens aangepast te moeten worden. Dit heeft direct invloed op de planning en de kosten van een project. Ook het bijstellen van verwachtingen als gevolg van een beperkte as-built documentatie zorgt dan onnodig voor frustratie bij de ­betrokken partijen. Gemiddeld is 20% van de totale ontwerpkosten van de aanpassing of vervanging aan het datacenter nodig voor het op orde krijgen van de as-built documentatie. Kosten die relatief makkelijk te besparen zijn door vanaf dag een de documentatie goed bij te houden.

Stappen om tot goede as-built documenten te komen

Nieuw gebouwde datacenters kennen de problematiek van goede as-built documentatie veel minder. De behoefte aan aanpassen en actualiseren is in eerste instantie vrij ­beperkt en bij oplevering behoort veelal een compleet BIM-model. Samen met de ­gebouwdocumentatie vormt dit de basis voor een jarenlang actueel as-built pakket. Tenminste, zolang dit wordt bijgehouden. Daar zit vaak de onderliggende oorzaak van gebrekkige as-built documentatie in de ­toekomst. Goed documentenbeheer vanaf dag een is essentieel. 

Om bij bestaande datacenters de as-built ­documentatie te actualiseren van ‘beperkt actueel’ naar ‘actueel’, is een aantal stappen van belang:

• Inventarisatie
• Definitie van de te actualiseren installatie- onderdelen
• Samenvoegen van beschikbare informatie en on-site opnames - foto’s, scan, ­metingen, 3D, 4D
• Vastlegging actuele as-built documentatie
• Advies hoe toekomstige projecten standaard bijdragen aan een actuele as-built documentatie

Facility Management Informatie Systeem

Afgelopen periode heeft Royal Haskoning­DHV bij een aantal bestaande datacenters de as-built informatie gecontroleerd en waar nodig bijgewerkt. Om een goed overzicht van alle informatie te verkrijgen, maar om ook voor de toekomst te kunnen beheren, is het zinvol om gebruik te maken van een Facility Management Informatie Systeem (FMIS). 

Er zijn in de markt een aantal leveranciers die deze pakketten (al dan niet klantspecifiek) kunnen leveren. Daarnaast hebben deze pakketten veelal de mogelijkheid om gekoppeld te worden aan andere informatie- en ­beheerpakketten, denk daarbij aan een ­Gebouw Beheer Systeem, inkoopsysteem en dergelijke. 

Een FMIS-system kan uiteraard gebruikt ­worden om alleen de as-built documenten te beheren. Maar de toegevoegde waarde van deze pakketten is veelal veel groter. Zo kan een FMIS bijvoorbeeld ook:

• Een meerjarenbegroting opstellen
• Assets beheren
• Toezicht houden op planning, storingen en kwaliteit
• Werkvergunningen aanmaken en beheren
• Afwijkingen registreren

Een proces om te komen tot een goed functionerend FMIS kan als volgt verlopen:

1. Opstellen van een Programma van Eisen
2. Marktconsultatie, welke leverancier kan voldoen aan het Programma van Eisen
3. Tenderfase
4. Aanbiedingen ontvangen en beoordelen
5. Presentatie met demonstratie van de beoogde leverancier(s)
6. Keuze leverancier
7. Opdracht
8. Implementatie
9. Oplevering

Samengevat

In specifiek de datacentermarkt zien wij dat het beheer van correcte as-built documenten vaak niet de nodige aandacht krijgt. Wetende dat de eindgebruiker ook wettelijke verplichtingen heeft ten aanzien van het beheren van de juiste documenten, zijn wij van mening dat er meer aandacht voor moet komen.Ons advies is dan ook om niet te wachten totdat er belangrijke werkzaamheden aan de installatie uitgevoerd moeten worden, maar om bij bestaande datacenters een budget in de jaarbegroting hiervoor op te nemen. Met dit budget en een actief plan kan de as-built documentatie up-to-date worden gehouden. Hiermee kunnen onwenselijke situaties worden voorkomen en zijn de risico’s beheersbaar. Het datacenter functioneert optimaal en is voorbereid op de toekomst.

Ben van Herwijnen, Sr mechanical engineer, Royal HaskoningDHV